Morgonrock, verksamhetsarkitektur och utskrifter

Rätt som det var i morse så tog it chefen fram en barnleksak i form av en hammare som gav ifrån sig pip ljud när man slog med den! Han förde ett glatt väsen med leksaken och det var signalen till personalen att nu var det dags för morgonmöte, ganska exakt samma som vår morgonrock! Ett effektivt sätt att skapa kommunikation på avdelningen som man hade haft problem med tidigare. Kan reflektera tillbaka sedan jag började på Gävle Kommun att i början var verkligen våra morgonrockar kommunikativa för att mot slutet i våra gamla lokaler inte vara lika kommunikativa. Kommunikation är för det mesta bra och jag tycker att vi skall vårda och bevara våra morgonrockar 3 gånger i veckan speciellt nu när vi flyttat och rutiner och strukturer bryts. Starta upp morgonrocken säger jag och vi bär alla ansvar att kommunicera på dessa möten!

Hela förmiddagen har jag suttit tillsammans med denna IT-avdelnings enda verksamhetsarkitekt eller Business Analysis som titeln är här. Skulle vilja påstå att jämför man arbetsbeskrivningarna så stämmer de flesta beskrivningarna! Vad Martin som han heter berättar har de ett antal förbättringsområden att jobba med.

• Han kommer för sent in i uppdragen, en anledning tror jag är att cheferna på avdelningen diskuterar uppdrag med chefer hos förvaltningarna och i stort sett gör upp redan innan man har analyserat processer, behov och lösningar. Det är någon slags maktstruktur som gör att verksamhetsarkitekten inte får komma med i den fasen. Han kommer in i uppdraget med taskiga förutsättningar, när han börjar intervjua verksamheten så drar de en suck och säger: Detta har jag ju redan sagt.. Okej, men finns det något dokumenterat då? Nej det fanns det inte.. Då är det lite tufft.. Här är min generella bedömning att vi är mycket bättre på att ta med verksamhetsarkitekterna tidigt i uppdragen!
• Han saknar projektledare att hålla ihop projekten, blir oftast att han själv tillsammans med beställaren får försöka dra hela processen och han fastnar sedan med ryggsäckar eftersom dåliga överlämningar görs till drift och support
• Han saknar inte en projektmodell för det har dom, han saknar däremot att man använder sig av de olika stöd som finns där
• "En väg in" i strukturerad form. Uppdragen kommer från höger och vänster huller om buller

Min känsla var att Martin lärde sig mer av mig än tvärtom, men det är ju det utbyten handlar om, att hjälpa varandra! Han var imponerad främst över vårt koncept med kundansvariga (som inte är chefer) och produktägare som har ett tydligt ansvar för respektive produkt!
..........................................................................................................

Tro det eller ej men hamnar jag inte mitt i ett införande av follow me print/säkra utskrifter i verksamheten. Kika gärna på den korta filmen nedan som enkelt förklarar vad det är! Detta finns idag på våra gymnasieskolor men skall rullas ut till många enheter inom vår koncern framöver.

Vilket sammanträffande, så länge som jag har jobbat med bland annat denna funktion men hittils endast i form av upphandlingar..Nu fick man se hur man tänkt i denna kommun och möjlighet att dyka lite djupare i hur verksamheten uppfattar detta.

Upphandlingsprocessen var avklarad här, lösningen på plats och idag var det öppna utbildningstillfällen för personalen att delta på. Jag deltog med stort intresse och lyssnade framförallt till de frågor som personalen hade.

Samling vid skrivaren/demoskärmen

En multifunktionsskrivare med den lilla vita dosan på höger sida

Frågorna var i stil med:
-Om jag vill ha framsidan i ett häfte utskriven med enkelsidigt och resten som dubbelsidigt, går det?
-Kan jag skriva ut alla mina utskrifter som jag har på kö med en gång?
-Hur gör jag om jag ska skriva ut etiketter?
-Kan man scanna i färg?
-Kan man scanna till andra filformat än pdf/a som är default?
-Om jag jobbar hemma, kan jag skicka dokument till utskrift och hämta dem när jag kommer till jobbet?

Glädjande nog kände jag att alla frågor ovan finns som skall krav i upphandlingen och skall sådeles finnas med i vår kommande lösning. Men det är klart att det kommer att finnas funktionalitet/frågor som vi inte kommer att kunna lösa och för att inte hamna där är den första analysfasen oerhört viktig för att fånga den unika verksamhetens behov!

För att marknadsföra utbildningarna hade man bland annat informerat på intranätet (inkl beslut från kommundirektören), satt upp lappar i korridorer och satt upp roll-ups i receptionen. På roll-ups tyckte jag speciellt att en del var väldigt intressant, det var en enkel beskrivning hur det ser ut idag, hur det blir imorgon , hur man använder interntryckeriet, vad konsekvenserna är och hur mycket respektive utskrift kostar.





Enkla texter plus kostnadsexempel

 Summa summarum, oerhört lärorikt att ta del av en annan kommuns arbete som till stora delar liknar det arbete vi har framför oss i vår kommun!