Förändringsresa och smarta saker

Idag har jag haft intressanta möten med min handledare Paul Tatam som är chef över service desk och utveckling. Han har visat processkartor liknande som vi har hemma hur man jobbar. Vi kom in på vilken styrning som finns av IT och det finns minsann ett liknande IT-ledning här också som togs fram i ett förändringsprogram som dessutom innehöll en neddragning av resurserna på IT-avdelningen. Forumet var ifrågasatt från början men rådet härifrån är att fortsätta arbetet med att få hjälp att styra vad IT skall göra.

I övrigt innehöll förändringsprogrammet bland annat:

• Standardisering gällande servrar, datorer, telefoner, skrivare osv
• Införande av standardprocesser som incident, problem, change osv
• Översyn av ledningsstruktur
• Strukturera projekten
• Arbeta mer kundfokuserat
• Införande av SLA svarstider med målsättningar av uppfyllnad
• Rapportering

Alltså, är det något som inte har ingått hos oss i vår förändringsresa??

Jag ställer mig frågan: Varför krävs dessa förändringsresor?

Kan det vara så att strukturen på IT-avdelningar inte har hängt med i samma tempo som den utökade it användningen i samhället?

Idag skulle jag jobba sent så jag tänkte att en löprunda efter lunch var en god idé, speciellt som att det inte regnade.. Tänkt och gjort, det blev en runda, här ser ni före och efter bilderna:

Before running

After running

Det började verkligen spöregna, så jag blev rejält blöt :-)

Vet ni hur stort utrymme varje användare har i sin mejlbox?
-25GB uppdelat på en primär och en arkiv mejlbox, vi har alltså ca 2% av deras storlek!
-Max 10MB går att skicka i ett mejl
-Chatt och kommunikationssystemet Lync används här också

Några smarta saker:

IT-avdelningen förser de politiska ledamöterna med datorer som de använder hemma, för att ge denna grupp lite extra bra support så passar man på i samband med motsvarande kommunfullmäktigemötena(KF) och har ett "Open IT Session". IT personal finns då tillgängliga i ett sidorum till motsvarande spegelsalen i Stadshuset en timme innan mötet börjar och kan då hjälpa till med it relaterade problem. Behövs det så stannar personalen kvar ifall att man t ex behöver installera om en dator under mötet.
Jag har aldrig varit på ett KF möte i Gävle men jag fick vara med innan detta möte här skulle börja för att se hur de jobbade, smakfullt tycker jag!!

Dukat för KF möte

I möteskammaren fanns ett smart system för webb sändning av möten. I salen fanns 3 kameror installerade och vid varje ledamots plats finns en fast mikrofon. Man förprogrammerar vart mikrofonerna finns i systemet och när en mikrofon är aktiv så zoomar en kamera automatiskt in den platsen där ledamoten sitter. Är 2 eller flera mikrofoner aktiva så visas en översiktsbild över lokalen. IT personal är där innan mötet börjar och ser till att allt fungerar, sen när mötet har kommit igång kan de avvika. På sikt kommer t ex mötets sekreterare att kunna sköta systemet själv och därmed behövs ingen personal från IT. Smart!

Webb sändnings systemet

Till sist vill jag nämna hur man arbetar med kommunikation. Man har en kommunikationsstrategi med färdiga mallar när man ska t ex mejla ut information till verksamheten. Man använder olika färger och rubriker beroende på ämne i syfte att "nöta in" budskapet från IT. Att skriva på ett enkelt läsbart sätt är en självklarhet här liksom vi gör hemma!

Dagen avslutades på en italiensk restaurang tillsammans med mina trevliga kollegor som under dagarna framförallt besöker landsbygden där många vill bygga om äldre byggnader. Tyvärr har de missat att packa ner regnkläder, stövlar med stålhätta och bygghjälm..