Avslutningsmiddag på landet

Daniel Garnier som är Basingstokes internationella koordinator tog oss ut på landet för middag på "The Fox" som avslutning på besöket. Jättemysig restaurang, det blev ett perfekt avslut!

The Fox

Lena, Ricky, Daniel, Kristina

Infrastruktur sist ut på mitt utbyte

Fredag och sista dagen på mitt utbyte, det känns så skönt! Tiden har varit fantastiskt lärorik på många olika sätt men det ska bli väldigt skönt att resa hem.

Infrastruktur

Idag fick jag följa med till kommunens datahall som man driver i egen regi på kommunal mark där bland annat återvinningscentralen ligger. Det var ca en mil från kontoret men i IT världen behöver ju det inte betyda någonting alls. Helt ärligt så var datahallen väldigt nergången och omodern. Den var liten, hade en dålig AC som hade gått sönder flera gånger, racken med servrarna var för höga så luften inte roterar på rätt sätt, man kunde inte ha all utrustning igång för då blev värmeutvecklingen för påtaglig. För att göra någonting enkelt åt ventilationen så hade man helt sonika dörren öppen (ej ytterdörren dock).

Serverracken finns i lilla rummet till höger, med öppen dörr..

Baksidan på ett rack med Dell servrar

En speglad datahall har man hos motsvarande Länsstyrelsen, den besökte jag inte. Ben som är chef över infrastrukturen är inte nöjd med nuvarande lösning utan vill investera och bygga ny primär datahall. Han har redan utrymmet och vill bygga liknande vår nya DC Kantorn men har svårt att få igenom investeringen i tider av neddragning i kommunen. När vi kom tillbaka så visade jag bilder när vår nya datahall byggdes och det nästan vattnades i munnen på honom. Vi blev att diskutera det så heta ämnet "molnet" och jag fick några kloka ord om det.

How cloud ready are you?

När man ska svara på en sådan fråga borde den bli tvådelad

1. Hur tekniskt redo är vi? Fungerar våra system i molnet?
2. Hur mentalt redo är vi? Det är en fråga om mognad skulle jag vilja påstå. Krascher som Tieto gör ju inte den mentala resan lättare tyvärr.

Ska väl säga att jag inte själv lägger några värderingar att använda molnet eller inte. Jag är för okunnig.

Fredagsfika

Som en enkel gest på min tacksamhet var jag och köpte lite kakor (Engelsmännen verkar älska kakor..), köpte ett kort och skrev en kort hälsning till personalen.

Tack för mig

På eftermiddagen kom min kontaktperson Paul förbi med en gåva till mig som bestod av en bok om Basingstoke och öl från ett lokalt bryggeri som heter Andwell Bresery i en snygg presentförpackning!

Presenter!

Eftersom jag kommer att ha problem att få ihop min resväska efter all shopping så drack jag ur en av ölen när jag skrev detta inlägg!! Imorgon kommer taxin och hämtar mig 06:45 och jag hoppas vara hemma i Gävle vid 17 tiden.

Interntryckeri och dokumenthantering

Fick en visning av kommunens interntryckeri där större utskriftsjobb såsom utskick, årsredovisningar, böcker, häften, roll ups, storformats utskrifter utförs. Precis som hos vårt interntryckeri har diskussionerna varit många och långa om denna funktion skall finnas på den privata marknaden eller internt kommunen.

Maskiner på rad, de flesta med fabrikat OCE

Kuverteringsmaskin

Efter visningen kom vi in på en intressant diskussion, om output management eller dokumenthantering på svenska. En effektiv process som går ut på att automatisera arbetet som handläggarna gör i sina system som via olika mallar till slut hamnar utskrivna i kuvert. Dokumenten märks med streckkoder och kan sättas samman direkt i kuvert. Ett exempel som säkert skulle fungera automatiskt är boendeparkeringstillstånd. Antag att brukaren använder en e-tjänst för att förnya sitt tillstånd, via integrationen med verksamhetssystemet kan en koll göras om man har rätt till tillståndet osv.Tillstånd, faktura och kanske ett följebrev skapas och skrivs automatiskt ut och hamnar i kuvert direkt. Informationssäkerheten är total och rätt dokument hamnar i kuverten! Detta ligger i slutet av printområdets förändringsresa (om inte KLK som idag har tryckeritjänsten önskar att utveckla denna typ av tjänster), på bilden nedan ligger det i steg 3-4.

Tapas för tredje gången på vår favoritrestaurang La Tasca innan jag gick hem och lyssnade på sportextra och till min stora besvikelse hörde Sverige förlora VM-kvartsfinalen mot Tjeckien. Trist, jag hade sett fram emot att kika på semifinalen hemma i soffan på lördag kväll...

Mycket folk som alltid

Kvitton och rapportskrivning

När man deltar i detta utbytesprojekt betyder det också att man får ut förskottsersättning från kommunen baserat på den ersättning som vi i vår tur har fått av EU. Samtliga kvitton behöver sen redovisas och det blir några stycken när man köper frukost, lunch och middag, taxiresor, tåg/flygbiljetter och boende. Jag funderar litegranna varför man inte kan få traktamente och redovisa kvitton för transporter och boende. Borde vara lite enklare i administrationshänseende, men det finns säkert orsaker till att det fungerar på detta sätt.

Hemma är ni lediga idag torsdag då det är Kristi himmelfärds dag och fredag då det är klämdag som för oss är inarbetad under året. Detta gäller dock inte mig när jag här borta, här är det jobb som gäller! Lite mellandag i dag eftersom många är borta från kontoret i många aktiviteter så då passar jag på att skriva på min rapport som man har som krav att leverera när jag kommer hem.

Passar på att visa några bilder på den närmsta puben från hotellet där det har blivit ett par besök. Man tror liksom att dessa pubar finns överallt men det är inte så, det är mer restauranger och barer i modernt stuk som gäller. Kan nämnas att de lokala ale sorter som man dricker inte är så starka, mellan 3,5 till 4,5%.

Traditionell Engelsk pub

Sharp´s Brewery; Doom Bar Ale

Vill du läsa om just denna ale kan du följa Länken till Sharp´s Brewery.

Webb förvaltning, bjudlunch och Infrastruktur

Webb förvaltning

Dagen började med ett förvaltningsmöte kring Basingstokes externa hemsida. Beställaren och utvecklingsteamet diskuterade igenom en aktivitetslista. Punkter som EU direktiv runt cookies, sökfunktion, kalendervisning på hemsidan för kommunstyrelsens ordförande, licensdiskussioner med mera. Listan var lång och diskussionen spretig märkte jag.

När mötet började närma sig slut frågade jag om de diskuterat igenom vilken förvaltningsmodell de jobbar efter. Nja, det hade man inte gjort. Känner ni till LEAN konceptet? Ja, typ med kaizen och sånt var det en som sade. Vi har ju haft en lean föreläsning på ett avdelningsmöte och jag har tidigare jobbat med en lean metod som heter Kanban som till stor del handlar om tydlig prioritering att göra det viktigaste först, att inte jobba med för många uppgifter samtidigt, mimimera "waste" och att visa arbetet tydligt visuellt på en whitebord tavla.

Exempel på en Kanban tavla

Det verkade som att jag väckte deras intresse hur de skulle kunna göra, självklart kanske inte denna modell passar deras arbetssätt men det är alltid bra att fundera på hur man gör uppdragen på bästa sätt!

Bjudlunch med ledningsgruppen

Jag blev inbjuden till den Portugisiska restaurangen Nando´s för att äta lunch med ledningsgruppen som en liten avslutning för mitt besök (onsdagen var den dagen i veckan då de flesta var på plats samtidigt). Jag bjöds på piri-piri kyckling som man själv fick välja styrka på. Väldigt gott, Nando´s är tydligen en kedja så om ni får tillfälle att äta där så gör det!

Nando´s

Till lunchen tog jag med mig min gåva till dem som var en halvmeter Gävle, ni vet presentförpackningen som innehåller bland annat Ahlgrens bilar, Gevaliakaffe, Läkerol, Tågvissla, julbock med tändstickor. Min kontaktperson Paul hade tydligen lyckats läsa om Mackmyra hade jag hört innan så jag skrev ut en flaska på bild och överlämnade till honom!

Efter presentutdelningen frågade jag om de ville höra lite vad jag sett hittils, dels bra saker och även områden att utveckla. De ville höra så jag drog sammanfattningen av en rapport som jag sen skickade till dem. Reflektionerna kommer jag att skriva ner i en sammanfattande rapport över mitt utbyte.

Infrastruktur

Inledande diskussioner med Ben som är teamledare för infrastruktur teamet (3 personer) som liksom vår drift ser till att serverparken och nätverken fungerar. Vi blev ganska snabbt att prata om service fönster. Driften har fungerat väldigt väl under lång tid men mycket jobb har gjorts under kvällar och helger. Tidigare fick man ersättning för övertid men liksom hos oss har man omvandlat detta till förskjuten arbetstid. Dock har personalen här väldigt svårt att ta ut denna tid. Man vill införa service fönster men verksamheten säger nej, de vill att systemen ska fulla 24/7 för det har ju gått bra förut. Man är väldigt intresserad av att veta framförallt hur vi har lyckats få utföra våra service fönster på onsdagarna..

När man är 3 personer att sköta allting så krävs det lite kreativa lösningar för att få ihop verksamheten. Till exempel har man ett rullande schema på en "focus week" då en person åt gången får tid att fokuserat genomföra större ändringar eller projekt. Man uppmuntrar till att sitta någon annanstans och jobba så man slipper bli störd, sin egen mejl läser man en gång per dag.

Som Ben så klokt sa: "Du läser en bok på kvällen, slår igen den när du blir trött varpå nästa dag så läser man de sista sidorna en gång till för att komma ihåg det sista". Samma princip är det när du ständigt läser e-post eller att telefonen ringer. Man turas också om att vara den primära kontaktpersonen på kontoret. Det visas genom en vespa ovanpå skärmen!

Ben är första kontaktperson denna veckan

Var fjärde vecka har hela gruppen en "catch up" week då man försöker att slutföra olösta uppgifter. Vi diskuterade sen läsplattor, (hett ämne här också och de är intresserade av lite utbyte om det är möjligt), lagringsytor, utbilda användarna i hur man lagrar bäst, patchkablar med fiberoptik och många andra saker.

På fredag ska jag få en rundvandring i deras server hall!

GIS, projekt och avdelningsmöte

Svenska hotellfrukostar är en fröjd för oss som inte bor på hotell många nätter per vecka. Här har jag provat lite olika varianter av frukostar; på hotellet, McDonalds och i personalmatsalen och jag har fastnat för den sista som med lite fantasi kan likna en buffé! Engelsmännen käkar mest mackor och chips både morgon och lunch..

Bästa frukosten

GIS kommer först i denna dagsrapport

Jag tillbringade ett par timmar med en GIS (Geografiskt Informations System) utvecklare, en beställare från verksamheten och en extern GIS konsult i en utvecklingsworkshop. Man köper in data och bygger upp egna databaser med data som exempelvis håller reda på befolkningens ålder, socialstatus, köpbeteenden, inkomster, exploatering av nya områden, hålla reda på vilka gräsytor kommunen förvaltar, om/tillbyggnader, vem som äger träd och gator.

Syftet med GIS i kommunen?
-Att utveckla den kommunala servicen! (Min tolkning)

Jag har ännu så länge inte jobbat så mycket med GIS i vår kommun men jag vet att vi är duktiga på området

Ta tillfället i akt och kolla in ett exempel på våra GIS tjänster som finns på vår hemsida.
http://www.gavle.se/Kommun--politik/Kartor-och-geografisk-information-GIS/Kommunkartan/

GIS gav mig mersmak, ett oerhört intressant strategiskt område som gör nytta!

Projekt

Man har ett team av 4 utvecklare och en projektledare som jag mer skulle kalla för förvaltningsledare. Utvecklarna gör webb utveckling, applikationer, sharepoint och har ganska lika profil allihopa. Jag tycker att man saknar någon med lite arkitektkunskaper och någon med kunskaper runt test. Gruppen ansvarar för extern hemsida och intranät.

Mindre uppdrag försöker man att utveckla enligt change request processen som finns i ITIL (IT Infrastructure Library) ramverket och större uppdrag försöker man att driva som projekt men det är verkligen i en "light" variant.

Införande av e-faktura och inskanning av fakturor jobbar man med för tillfället och är det största pågående projektet. Man siktar på att scanna själva och sen skicka fakturorna till vidare funktionalitet i share point.

Utvecklingen man gör debiteras inte vidare internt utan det ekonomiska görs upp årsvis genom budgetanslag. Man skriver inte sin tid på uppdragen heller.

E-tjänster har man några stycken men jag vill meddela att vi har kommit betydligt längre inom detta område!

Avdelningsmöte

Jag hade förmånen att få vara med på det gemensamma avdelningsmötet som inleddes med en kort personlig övning. Vi skulle på 2 minuter rita vår egen logo! Min teckning blev så här:

Jag och Oskar som glada hockeypuckar samt hjärtan till Malin och Elsa i vårt hus!

Några redovisade sina logos inför gruppen

Sen behandlades ämnen som medarbetarundersökning, strategier/bestämmelser för att jobba flexibelt (inkl att jobba hemma), statusuppdatering IT:s förändringsresa och som avslutande aktivitet hade vi frågesport med frågor om IT:s verksamhet. Vi delade in oss i lag och det var ett smart sätt att lära sig mer om arbetskonceptet under trevliga former. Vinnande lag fick en varsin påse choklad av chefen Gerandt.

Gerandt är IT-chef i Basingstoke

Morgonrock, verksamhetsarkitektur och utskrifter

Rätt som det var i morse så tog it chefen fram en barnleksak i form av en hammare som gav ifrån sig pip ljud när man slog med den! Han förde ett glatt väsen med leksaken och det var signalen till personalen att nu var det dags för morgonmöte, ganska exakt samma som vår morgonrock! Ett effektivt sätt att skapa kommunikation på avdelningen som man hade haft problem med tidigare. Kan reflektera tillbaka sedan jag började på Gävle Kommun att i början var verkligen våra morgonrockar kommunikativa för att mot slutet i våra gamla lokaler inte vara lika kommunikativa. Kommunikation är för det mesta bra och jag tycker att vi skall vårda och bevara våra morgonrockar 3 gånger i veckan speciellt nu när vi flyttat och rutiner och strukturer bryts. Starta upp morgonrocken säger jag och vi bär alla ansvar att kommunicera på dessa möten!

Hela förmiddagen har jag suttit tillsammans med denna IT-avdelnings enda verksamhetsarkitekt eller Business Analysis som titeln är här. Skulle vilja påstå att jämför man arbetsbeskrivningarna så stämmer de flesta beskrivningarna! Vad Martin som han heter berättar har de ett antal förbättringsområden att jobba med.

• Han kommer för sent in i uppdragen, en anledning tror jag är att cheferna på avdelningen diskuterar uppdrag med chefer hos förvaltningarna och i stort sett gör upp redan innan man har analyserat processer, behov och lösningar. Det är någon slags maktstruktur som gör att verksamhetsarkitekten inte får komma med i den fasen. Han kommer in i uppdraget med taskiga förutsättningar, när han börjar intervjua verksamheten så drar de en suck och säger: Detta har jag ju redan sagt.. Okej, men finns det något dokumenterat då? Nej det fanns det inte.. Då är det lite tufft.. Här är min generella bedömning att vi är mycket bättre på att ta med verksamhetsarkitekterna tidigt i uppdragen!
• Han saknar projektledare att hålla ihop projekten, blir oftast att han själv tillsammans med beställaren får försöka dra hela processen och han fastnar sedan med ryggsäckar eftersom dåliga överlämningar görs till drift och support
• Han saknar inte en projektmodell för det har dom, han saknar däremot att man använder sig av de olika stöd som finns där
• "En väg in" i strukturerad form. Uppdragen kommer från höger och vänster huller om buller

Min känsla var att Martin lärde sig mer av mig än tvärtom, men det är ju det utbyten handlar om, att hjälpa varandra! Han var imponerad främst över vårt koncept med kundansvariga (som inte är chefer) och produktägare som har ett tydligt ansvar för respektive produkt!
..........................................................................................................

Tro det eller ej men hamnar jag inte mitt i ett införande av follow me print/säkra utskrifter i verksamheten. Kika gärna på den korta filmen nedan som enkelt förklarar vad det är! Detta finns idag på våra gymnasieskolor men skall rullas ut till många enheter inom vår koncern framöver.

Vilket sammanträffande, så länge som jag har jobbat med bland annat denna funktion men hittils endast i form av upphandlingar..Nu fick man se hur man tänkt i denna kommun och möjlighet att dyka lite djupare i hur verksamheten uppfattar detta.

Upphandlingsprocessen var avklarad här, lösningen på plats och idag var det öppna utbildningstillfällen för personalen att delta på. Jag deltog med stort intresse och lyssnade framförallt till de frågor som personalen hade.

Samling vid skrivaren/demoskärmen

En multifunktionsskrivare med den lilla vita dosan på höger sida

Frågorna var i stil med:
-Om jag vill ha framsidan i ett häfte utskriven med enkelsidigt och resten som dubbelsidigt, går det?
-Kan jag skriva ut alla mina utskrifter som jag har på kö med en gång?
-Hur gör jag om jag ska skriva ut etiketter?
-Kan man scanna i färg?
-Kan man scanna till andra filformat än pdf/a som är default?
-Om jag jobbar hemma, kan jag skicka dokument till utskrift och hämta dem när jag kommer till jobbet?

Glädjande nog kände jag att alla frågor ovan finns som skall krav i upphandlingen och skall sådeles finnas med i vår kommande lösning. Men det är klart att det kommer att finnas funktionalitet/frågor som vi inte kommer att kunna lösa och för att inte hamna där är den första analysfasen oerhört viktig för att fånga den unika verksamhetens behov!

För att marknadsföra utbildningarna hade man bland annat informerat på intranätet (inkl beslut från kommundirektören), satt upp lappar i korridorer och satt upp roll-ups i receptionen. På roll-ups tyckte jag speciellt att en del var väldigt intressant, det var en enkel beskrivning hur det ser ut idag, hur det blir imorgon , hur man använder interntryckeriet, vad konsekvenserna är och hur mycket respektive utskrift kostar.





Enkla texter plus kostnadsexempel

 Summa summarum, oerhört lärorikt att ta del av en annan kommuns arbete som till stora delar liknar det arbete vi har framför oss i vår kommun!

En helg med många intryck!

Har haft en fantastisk helg i London. Blev inbjuden av min kompis sedan gymnasiet vid namn Henrik och hans fru Jessica till deras hem i Wimbledon, London. Jag tog tåget från Basingstoke in till London Waterloo Station vid lunchtid i lördags (tar 40 minuter), gick och kollade in London Eye, Big Ben, Buckingham Palace, Oxford Street, Piccadilly Circus bland annat. Solen sken över London så det var verkligen en förmån att kunna göra det.

Piccadilly Circus

När man är på utflykt måste man ju (äta) och dricka också vilket jag gjorde på trevliga pubar! Fötterna behöver ju vilas också..

Allt gjort på vatten!

Mot eftermiddagen tog jag en promenad längs Oxford Street till Nottinghill där jag hoppade på tunnelbanan som ledde mig till Wimbledon. Henrik och Jessica hämtade mig vid stationen med bil då Jessica är gravid och hade en rejäl kula! De köpte hus i Wimbledon för 8 månader sedan och det var jättetrevligt område! På kvällen åkte grillen fram och sen pratade vi i timmar. Jessica är från Holland och de pratar Engelska med varandra men hon förstår svenska så det blev en konstant skiftning av språk under kvällen.
Jag fick eget rum och sov över hemma hos dem!

Som så ofta, mannen vid grillen!

Efter en lång sovmorgon begav jag och Henrik oss till stationen igen, denna gång gående längs Wimbledons gator för att ta oss mot Tottenham och White Hart Lane som fotbollsstadion där heter. Engelska fotbollssupportrar kan verkligen sjunga för sitt jag alltså! Vilken stämning det var, det blev 2-0 till Tottenham mot Fulham. Matchen var den sista för säsongen och för Tottenhams del slutade man 4:a. De fyra första lagen går till nästa års Champions league, men det får max vara 4 lag från samma land så för Chelsea som slutade 6:a kan de ändå få en plats om de vinner detta års final som spelas nu på lördag mot Bayern Munchen. Vinner de får Tottenham ingen plats, förlorar de får Tottenham platsen. Nu tror jag att ni har fått en bra redogörelse över vad som händer i fotbollens engelska värld!

Fredag och shopping

Så var det fredag och sista arbetsdagen för denna intressanta vecka. Jag slog till och satte på en fredags slips idag i hopp att de inte har casual friday (också känt för dress down friday) här.

Dagen började med ett internt ledningsmöte som gick till ungefär som våra. IT chef, enhetschefter och teamledare diskuterade den dagliga verksamheten och vad som kommer härnäst. Då kommunen har finansiella problem så märker man att de hela tiden hittar på kreativa lösningar för att utöka sina medel och sänka kostnader. I huvudsak finansieras IT genom ett årligt anslag uppdelat på drift och investeringar men det kommer jag att återkomma till i en separat artikel.

Ett exempel på en kreativ lösning vad det gäller utbildning:
De har fått sin utbildningsbudget ganska kraftigt reducerad och då gick ideérna ut på att istället för regelrätta utbildningar genomföra workshops på plats som leder till en konkret utveckling eller ändring. Är ideén rätt finns det alltid pengar resonerade man och i sådana fall så äskar man ytterligare medel från förvaltningsledningen!

När jag var ut en sväng i samband med lunch så dök det upp en bröllopsklädd bil, man kan viga sig kommunalt även här. Undrar om de bokat vigseln via en e-tjänst??

Bröllop på gång!

Inköp med prispress på jobbet

I syfte att köpa utrustning till ett förmånligt pris har man en väl genomtänkt strategi. Man är öppen i relationerna till sina leverantörer. Säljarna hos leverantören har oftast en säljbudget per kvartal att nå upp till. Har man inte akuta behov av inköp så säger man helt enkelt till säljarna:
"Har du problem att nå din säljbudget i slutet på kvartalet, ring oss så kan vi förhandla om inköp" På detta sätt kan man pressa priserna i botten samtidigt som den indiduella säljaren når sitt säljmål som då borde vara i antal enheter sålda och inte omsättning. Så här gör man till ett antal leverantörer. Det finns troligen någon form av huvudavtal i botten som möjliggör detta men prissättningen måste vara marknadsanpassad.
Undrar om Lagen om Offentlig Upphandling tillåter detta i Sverige?

Inköp med prispress privat

I Basingstoke finns en äldre stadskärna med en gågata där det finns affärer och restauranger samt ett ganska nybyggt stort köpcentrum. Måste säga att priserna är riktigt bra och jag kommer att ha problem att få igen min väska när jag reser hem. Mycket vårreor i butikerna!

I helgen ska jag resa till London och hälsa på min kompis Henrik och hans fru Jessica som bor i Wimbledon. Blev inbjuden till grillning hemma hos dem på lördag kväll, sover över och på söndag ska Henrik och jag ta oss till White Hart Lane som är Tottenhams hemmaplan och kika på matchen mot Fulham. Ska bli jättekul!

Politisk IT diskussion och lösenord

Har förstått att IT chefer med strategiskt ansvar tillsammans med motsvarande kommundirektör träffar motsvarande kommunstyrelsens ordförande ett par gånger per år och diskuterar IT utifrån det politiska perspektivet. Bra sätt att få in politiken runt styrningen av IT.

Kring lösenordshantering måste jag bara berätta att man har lagt ner självservice systemet där man som användare kan återställa sitt eget lösenord.

Orsaken:
Användarna kommer inte ihåg svaret på sina egna inmatade frågor vilket gjorde att det blev mer arbete med att återställa frågorna vilket till slut ledde till att man lade ner systemet. Man hade kravet att hitta på 10 frågor och svar. Hur många har vi? Tror mig komma ihåg att det är runt hälften vilket kanske kan hjälpa oss att bibehålla vårt system! Funktionen är ju kanonbra.

Förändringsresa och smarta saker

Idag har jag haft intressanta möten med min handledare Paul Tatam som är chef över service desk och utveckling. Han har visat processkartor liknande som vi har hemma hur man jobbar. Vi kom in på vilken styrning som finns av IT och det finns minsann ett liknande IT-ledning här också som togs fram i ett förändringsprogram som dessutom innehöll en neddragning av resurserna på IT-avdelningen. Forumet var ifrågasatt från början men rådet härifrån är att fortsätta arbetet med att få hjälp att styra vad IT skall göra.

I övrigt innehöll förändringsprogrammet bland annat:

• Standardisering gällande servrar, datorer, telefoner, skrivare osv
• Införande av standardprocesser som incident, problem, change osv
• Översyn av ledningsstruktur
• Strukturera projekten
• Arbeta mer kundfokuserat
• Införande av SLA svarstider med målsättningar av uppfyllnad
• Rapportering

Alltså, är det något som inte har ingått hos oss i vår förändringsresa??

Jag ställer mig frågan: Varför krävs dessa förändringsresor?

Kan det vara så att strukturen på IT-avdelningar inte har hängt med i samma tempo som den utökade it användningen i samhället?

Idag skulle jag jobba sent så jag tänkte att en löprunda efter lunch var en god idé, speciellt som att det inte regnade.. Tänkt och gjort, det blev en runda, här ser ni före och efter bilderna:

Before running

After running

Det började verkligen spöregna, så jag blev rejält blöt :-)

Vet ni hur stort utrymme varje användare har i sin mejlbox?
-25GB uppdelat på en primär och en arkiv mejlbox, vi har alltså ca 2% av deras storlek!
-Max 10MB går att skicka i ett mejl
-Chatt och kommunikationssystemet Lync används här också

Några smarta saker:

IT-avdelningen förser de politiska ledamöterna med datorer som de använder hemma, för att ge denna grupp lite extra bra support så passar man på i samband med motsvarande kommunfullmäktigemötena(KF) och har ett "Open IT Session". IT personal finns då tillgängliga i ett sidorum till motsvarande spegelsalen i Stadshuset en timme innan mötet börjar och kan då hjälpa till med it relaterade problem. Behövs det så stannar personalen kvar ifall att man t ex behöver installera om en dator under mötet.
Jag har aldrig varit på ett KF möte i Gävle men jag fick vara med innan detta möte här skulle börja för att se hur de jobbade, smakfullt tycker jag!!

Dukat för KF möte

I möteskammaren fanns ett smart system för webb sändning av möten. I salen fanns 3 kameror installerade och vid varje ledamots plats finns en fast mikrofon. Man förprogrammerar vart mikrofonerna finns i systemet och när en mikrofon är aktiv så zoomar en kamera automatiskt in den platsen där ledamoten sitter. Är 2 eller flera mikrofoner aktiva så visas en översiktsbild över lokalen. IT personal är där innan mötet börjar och ser till att allt fungerar, sen när mötet har kommit igång kan de avvika. På sikt kommer t ex mötets sekreterare att kunna sköta systemet själv och därmed behövs ingen personal från IT. Smart!

Webb sändnings systemet

Till sist vill jag nämna hur man arbetar med kommunikation. Man har en kommunikationsstrategi med färdiga mallar när man ska t ex mejla ut information till verksamheten. Man använder olika färger och rubriker beroende på ämne i syfte att "nöta in" budskapet från IT. Att skriva på ett enkelt läsbart sätt är en självklarhet här liksom vi gör hemma!

Dagen avslutades på en italiensk restaurang tillsammans med mina trevliga kollegor som under dagarna framförallt besöker landsbygden där många vill bygga om äldre byggnader. Tyvärr har de missat att packa ner regnkläder, stövlar med stålhätta och bygghjälm..

Bank kontroll

Måste tacka min bank (Danske Bank) för ett samtal nu på morgonen. Hotellet vi bor på har redan bett om att fått betalt för vår vistelse. De har ett erbjudande att man får 10% rabatt om man betalar kontant, eftersom vi bor här i två veckor blir det ganska mycket pengar. Igår stod vi vid bankomaterna och tog ut en hel bunt med pund, kände sig sen som en maffiaboss med en tjock sedelbunt i fickan när man gick tillbaka till hotellet och betalade. Oerhört konstigt system, hemma är vi glada för kortbetalning så man slipper kontanthanteringen.. Hemma är väl mest brukligt också att betala vid avresa, men inte här..

En kvinna på min bank ringde som sagt och undrade över de stora uttag som gjordes igår, hon frågade varför och vart jag befann mig. Jag förklarade för henne och allt var i sin ordning. Fantastiskt tycker jag att det finns ett varningssystem inbyggt mot stora uttag, det känns tryggt och jag hoppas att de andra bankerna i Sverige har så.

Service Desk

Först en bild över it-avdelningen. Alla sitter i samma rum uppdelat i Service Desk, System Admin, Infrastructure, Development, Printing and Post och Management. Klädkoden är strikt framförallt för männen, de flesta har skjorta med slips varje dag medans kvinnorna enligt mitt tycke inte är lika strikta. Ganska slitet kontorslandskap med mycket skräp, vi skall vara stolta över vårt nya kontor hemma!!

Dagen började hos Service Desk där jag satt bredvid en support tekniker. Hon visade mig hur de använder MS System Service Center som är deras ärendehanteringssystem. Processerna bygger på standardiserad ITIL precis som vårt Efecte gör. Jag har tidigare skrivit att användarna loggar sina ärenden i en online portal som enkelt innehåller: IT nyheter, självhjälp, skapa incident, skapa beställningar och mina ärenden. 

Sen dök en beställning av en mobiltelefon upp. En parkarbetare hade tappat telefonen under sin gräsklippare och den gick i tusen bitar. Beställningsrutinen bestod av Excel och mejlväxling med leverantören som innehöll många krångliga manuella steg. Jag frågade hur de tog betalt av telefoner och svaret blev:

-Vi har i uppgörelsen med telefonileverantören en "hårdvarupott" som används för att köpa telefoner. IT disponerar potten och gör avvägningar vilka telefoner verksamheten skall ha. Verksamheten får betala sina samtal. Inte direkt som vi har det hos oss där verksamheten får bedöma vilka behov man har och sen betala både telefon och samtal därefter.

Beställning av datorer gick till på motsvarande sätt där IT får en budget för datorinköp årsvis och då också hade mandatet att besluta vilka modeller som delades ut. För att få en bärbar dator krävdes goda själ. Känns också som ett konstigt tillvägagångssätt, men smaken är som bekant som baken.

Vet att vi jobbar med en användarportal och jag är helt övertygad om att samtalsbelastningen kommer att minska om vi är duktiga att handlägga ärendena som kommer in snabbt. Är medveten om att vissa användargrupper måste ringa in till oss för att exempelvis komma igång snabbt med en lektion i klassrummet.

Mitt förslag är enklast möjligt för användaren uppdelat på felhjälp och beställningar.

1. Mata in information med automatisk inloggning samt möjlighet att infoga dokument

2. Sammanställning med möjlighet att ändra

3. Skicka in

Enkelt va?

Visst ja, det behövde ta vägen någonstans hos oss också men det förutsätter jag att Efecte tillsammans med våra leverantörer kan justeras så det blir rätt. Allt behöver inte heller vara helt perfekt från början.

Nu blev det mycket text som behöver brytas av med en bild på min första ale som jag tog på vägen hem från jobbet. Ville känna mig lite som en engelsman så jag gled in på puben på vägen hem!

Ale #1

Och för den som har tid att avvara 7 minuter och vill dra lite på smilbanden kan man då kika in klippet nedan som handlar om målvakter i idrott!

Första arbetsdagen

Det var lite spänning i luften på första arbetsdagen här i Basingstoke. Efter frukost på hotellet gick vi till förvaltningshuset och anmälde oss i receptionen. Efter en stund blev vi upphämtade av våra handledare. Min handledare heter Paul Tatam och är chef över service desk och utvecklingsteamet.

Efter presentation tog en man vid namn Houg som var gruppchef för helpdesken och system förvaltning hand om mig. Första aktivitet var Monday Tea Meeting. Några intressanta reflektioner från mötet var:

• Ca 70% av inkommande ärenden loggas via en self service portal, liten andel telefon alltså. Här kan vi lära av denna kommun!
• Man diskuterade KPI:er (mätbara mål) som om det var första gången, man var inte alls där ännu
• Nyckelpersonsberoenden. Man är en liten enhet (ca 12) så man ville starta en kompetensöverföringsprocess. Det lät som man kunde bestämma lite hur man ville med detta för man fick lämna intresse om det var något man ville lära sig mera av. Hur ser detta ut hos oss i Gävle??
• Otroligt låg kunskap i denna grupp runt uppdrag och projekt. Trots att jag fått information från en projektledare på avdelningen att man håller på att föra in en modell kändes inte det som denna gruppering visste något alls om det. Jobb över en vecka hade man en önskan att få en beställning på. Kommer säkerligen att återkomma till projekt hantering senare under mitt utbyte
• Duty desk, man turades om att sitta på "duty desk" som helt enkelt var ett skrivbord där man tog emot besökare som fysiskt kom dit. Tidigare hade man inte haft denna uppdelning utan det blev väl den som satt närmast som alltid blev "störd" och fick hjälpa till
• Som avslutning på mötet diskuterades vårens samkväm, man kom fram till att t ex bowling inte var aktuellt, mat och dryck var det som gällde, tror inte att maten var viktig heller för den delen :-)

Eftermiddagen tillägnades till en del av service desk personalen genom individuella spontana träffar och även en del för mig att gå igenom min egen mejl! Såg en skärm som visade aktuell driftstatus, snyggt!

Ska man snabbt sammanfatta de första intrycken av service desk så var det samma snack, känslan var att vi är längre fram inom de flesta områdena. Måste skicka ett tack till Jimmy på vår egen support som via Skype hjälpte mig att få igång VPN programmet på min dator, fantastiskt vad man kan göra med modern teknik!!

Dagens måltider, gissa vilken som var godast!

Rätt svar var Lasagne på den sista bilden! Lena och Stina trivdes också på denna trevliga italienska restaurang!



Bank Holiday/May Day

Som vi visste skulle vi vara lediga idag beroende på en helgdag som kallas bank holiday eller May Day. Ingen av dem vi frågade visste varför de var lediga denna dag, men det borde väl finnas någon historisk händelse.

Dagen tillägnades på resande fot besökandes Winchester, Southampton och Portsmouth via tåg och buss. Vårt primära mål med dagen var att besöka Titanic museet i Southampton.

Resrutt

Ganska otroligt att det ännu idag, 100 år senare var knökfullt på plats här och mycket media publicitet. Det som sätter sig fast hos mig är att man ganska bryskt delade in människor i klasser utifrån vad man hade betalat. Jag misstänker att inte så är fallet om man åker på en Karibien kryssning.. Museet var intressant men det hade ju såklart varit betydligt bättre om skeppet hade funnits där fysiskt (som på Vasa museet).

Kö i regnet..

Titanic

Efter Southampton tog vi tåget till en annan kuststad vid namn Portsmouth. Vi gick och tittade till ett historiskt skepp som Lord Nelson basade för. Trots 250 år på nacken såg skeppet imponerande ut, men bär man namnet Victory så står man nog stark!

HMS Victory

När besöket börjar imorgon ser min tid ut här ut som följer:

Tuesday 8 May - Service Desk
Wednesday 9 May - System Administration
Thursday 10 May / Friday 11 May - Paul Tatam (IT Customer Support and Development Manager)
Monday 14 May - Business Analysis
Tuesday 15 May / Wednesday 16 May - Projects
Thursday 17 May / Friday 18 May - Infrastructure

 

Landat i London



Lena och Kristina i väntan på taxin



Tanken var att jag skulle möta upp mina kommun kollegor Lena Boox och Kristina Rosander Nyberg (som båda jobbar på samhällsbyggnad) på Arlanda. Kruxet var att vi inte hade setts tidigare.. Det blev ingen träff på där utan vid bagagebandet på Heathrow tyckte jag att jag kände igen ett bekant ansikte så jag gick fram och frågade om de var från Gävle vilket stämde!

Vi hade fått hjälp att förboka en taxi som skulle hämta upp oss men det stod ingen taxi där.. Några telefonsamtal så fick vi kontakt med taxibolaget och rätt som det var dök det upp en stressad chaufför som hade kört från Basingstoke för att hämta oss. När jag frågade vad det bästa med Basingstoke var svarade han att det låg så centralt och det var lätt att ta sig till andra städer. Alltså - det bästa var att åka därifrån! Hm, hoppas att inte vi svarar så om någon frågar oss vad som är det bästa med Gävle..

Efter ankomst till hotellet som är en "fawlty towers" miniatyr åt vi middag på en Kina krog, sen blir det tidigt i säng!

Ungdomsledarsymposium & Hockey VM



Sverige-Norge

 Fredag-Söndag deltog jag och Dan Jansson (också ungdomsledare) som representanter från Hagaströms SK i ett symposium med titeln "Vägen till elit del 6". Vår förening hade tidigare sökt detta projekt och glädjande nog fick vi skicka två ungdomsledare till Globen. I dagarna tre har vi lyssnat på föreläsningar som alla har anknytning till Ishockey på elitnivå. Jonas Bergqvist, Torgny Bendelin, Peter Popovic, Markus Näslund och Leif Boork var några av föreläsarna. Oerhört inspirerande att ta del av så stora personligheters erfarenheter och tips!

Eftersom symposiet arrangeras under hockey VM så ingick såklart ett gäng matcher!! Vi hann med 3 matcher i fredags, 2 i lördags och idag söndag hade vi biljetter till 3 matcher. Publiken svek ju Tre Kronor första matchen och det var riktigt tråkigt att se globen halvfull på Sveriges hemmapremiär. Nu sänkte man ju priserna vilket jag tycker var det enda rätta att göra så det blev bättre stämning mot Tjeckien!

Danne och jag åkte tunnelbanan till centralen efter lunch idag, han tog tåget till Gävle medans jag tog mig till arlanda för att flyga till London och starta mitt två veckor långa utbyte.

Ser fram emot att komma fram och slå sig ner på sängen, känner mig lite trött efter dessa intensiva dagar.