Avslutningsmiddag på landet

Daniel Garnier som är Basingstokes internationella koordinator tog oss ut på landet för middag på "The Fox" som avslutning på besöket. Jättemysig restaurang, det blev ett perfekt avslut!

The Fox

Lena, Ricky, Daniel, Kristina

Infrastruktur sist ut på mitt utbyte

Fredag och sista dagen på mitt utbyte, det känns så skönt! Tiden har varit fantastiskt lärorik på många olika sätt men det ska bli väldigt skönt att resa hem.

Infrastruktur

Idag fick jag följa med till kommunens datahall som man driver i egen regi på kommunal mark där bland annat återvinningscentralen ligger. Det var ca en mil från kontoret men i IT världen behöver ju det inte betyda någonting alls. Helt ärligt så var datahallen väldigt nergången och omodern. Den var liten, hade en dålig AC som hade gått sönder flera gånger, racken med servrarna var för höga så luften inte roterar på rätt sätt, man kunde inte ha all utrustning igång för då blev värmeutvecklingen för påtaglig. För att göra någonting enkelt åt ventilationen så hade man helt sonika dörren öppen (ej ytterdörren dock).

Serverracken finns i lilla rummet till höger, med öppen dörr..

Baksidan på ett rack med Dell servrar

En speglad datahall har man hos motsvarande Länsstyrelsen, den besökte jag inte. Ben som är chef över infrastrukturen är inte nöjd med nuvarande lösning utan vill investera och bygga ny primär datahall. Han har redan utrymmet och vill bygga liknande vår nya DC Kantorn men har svårt att få igenom investeringen i tider av neddragning i kommunen. När vi kom tillbaka så visade jag bilder när vår nya datahall byggdes och det nästan vattnades i munnen på honom. Vi blev att diskutera det så heta ämnet "molnet" och jag fick några kloka ord om det.

How cloud ready are you?

När man ska svara på en sådan fråga borde den bli tvådelad

1. Hur tekniskt redo är vi? Fungerar våra system i molnet?
2. Hur mentalt redo är vi? Det är en fråga om mognad skulle jag vilja påstå. Krascher som Tieto gör ju inte den mentala resan lättare tyvärr.

Ska väl säga att jag inte själv lägger några värderingar att använda molnet eller inte. Jag är för okunnig.

Fredagsfika

Som en enkel gest på min tacksamhet var jag och köpte lite kakor (Engelsmännen verkar älska kakor..), köpte ett kort och skrev en kort hälsning till personalen.

Tack för mig

På eftermiddagen kom min kontaktperson Paul förbi med en gåva till mig som bestod av en bok om Basingstoke och öl från ett lokalt bryggeri som heter Andwell Bresery i en snygg presentförpackning!

Presenter!

Eftersom jag kommer att ha problem att få ihop min resväska efter all shopping så drack jag ur en av ölen när jag skrev detta inlägg!! Imorgon kommer taxin och hämtar mig 06:45 och jag hoppas vara hemma i Gävle vid 17 tiden.

Interntryckeri och dokumenthantering

Fick en visning av kommunens interntryckeri där större utskriftsjobb såsom utskick, årsredovisningar, böcker, häften, roll ups, storformats utskrifter utförs. Precis som hos vårt interntryckeri har diskussionerna varit många och långa om denna funktion skall finnas på den privata marknaden eller internt kommunen.

Maskiner på rad, de flesta med fabrikat OCE

Kuverteringsmaskin

Efter visningen kom vi in på en intressant diskussion, om output management eller dokumenthantering på svenska. En effektiv process som går ut på att automatisera arbetet som handläggarna gör i sina system som via olika mallar till slut hamnar utskrivna i kuvert. Dokumenten märks med streckkoder och kan sättas samman direkt i kuvert. Ett exempel som säkert skulle fungera automatiskt är boendeparkeringstillstånd. Antag att brukaren använder en e-tjänst för att förnya sitt tillstånd, via integrationen med verksamhetssystemet kan en koll göras om man har rätt till tillståndet osv.Tillstånd, faktura och kanske ett följebrev skapas och skrivs automatiskt ut och hamnar i kuvert direkt. Informationssäkerheten är total och rätt dokument hamnar i kuverten! Detta ligger i slutet av printområdets förändringsresa (om inte KLK som idag har tryckeritjänsten önskar att utveckla denna typ av tjänster), på bilden nedan ligger det i steg 3-4.

Tapas för tredje gången på vår favoritrestaurang La Tasca innan jag gick hem och lyssnade på sportextra och till min stora besvikelse hörde Sverige förlora VM-kvartsfinalen mot Tjeckien. Trist, jag hade sett fram emot att kika på semifinalen hemma i soffan på lördag kväll...

Mycket folk som alltid

Kvitton och rapportskrivning

När man deltar i detta utbytesprojekt betyder det också att man får ut förskottsersättning från kommunen baserat på den ersättning som vi i vår tur har fått av EU. Samtliga kvitton behöver sen redovisas och det blir några stycken när man köper frukost, lunch och middag, taxiresor, tåg/flygbiljetter och boende. Jag funderar litegranna varför man inte kan få traktamente och redovisa kvitton för transporter och boende. Borde vara lite enklare i administrationshänseende, men det finns säkert orsaker till att det fungerar på detta sätt.

Hemma är ni lediga idag torsdag då det är Kristi himmelfärds dag och fredag då det är klämdag som för oss är inarbetad under året. Detta gäller dock inte mig när jag här borta, här är det jobb som gäller! Lite mellandag i dag eftersom många är borta från kontoret i många aktiviteter så då passar jag på att skriva på min rapport som man har som krav att leverera när jag kommer hem.

Passar på att visa några bilder på den närmsta puben från hotellet där det har blivit ett par besök. Man tror liksom att dessa pubar finns överallt men det är inte så, det är mer restauranger och barer i modernt stuk som gäller. Kan nämnas att de lokala ale sorter som man dricker inte är så starka, mellan 3,5 till 4,5%.

Traditionell Engelsk pub

Sharp´s Brewery; Doom Bar Ale

Vill du läsa om just denna ale kan du följa Länken till Sharp´s Brewery.

Webb förvaltning, bjudlunch och Infrastruktur

Webb förvaltning

Dagen började med ett förvaltningsmöte kring Basingstokes externa hemsida. Beställaren och utvecklingsteamet diskuterade igenom en aktivitetslista. Punkter som EU direktiv runt cookies, sökfunktion, kalendervisning på hemsidan för kommunstyrelsens ordförande, licensdiskussioner med mera. Listan var lång och diskussionen spretig märkte jag.

När mötet började närma sig slut frågade jag om de diskuterat igenom vilken förvaltningsmodell de jobbar efter. Nja, det hade man inte gjort. Känner ni till LEAN konceptet? Ja, typ med kaizen och sånt var det en som sade. Vi har ju haft en lean föreläsning på ett avdelningsmöte och jag har tidigare jobbat med en lean metod som heter Kanban som till stor del handlar om tydlig prioritering att göra det viktigaste först, att inte jobba med för många uppgifter samtidigt, mimimera "waste" och att visa arbetet tydligt visuellt på en whitebord tavla.

Exempel på en Kanban tavla

Det verkade som att jag väckte deras intresse hur de skulle kunna göra, självklart kanske inte denna modell passar deras arbetssätt men det är alltid bra att fundera på hur man gör uppdragen på bästa sätt!

Bjudlunch med ledningsgruppen

Jag blev inbjuden till den Portugisiska restaurangen Nando´s för att äta lunch med ledningsgruppen som en liten avslutning för mitt besök (onsdagen var den dagen i veckan då de flesta var på plats samtidigt). Jag bjöds på piri-piri kyckling som man själv fick välja styrka på. Väldigt gott, Nando´s är tydligen en kedja så om ni får tillfälle att äta där så gör det!

Nando´s

Till lunchen tog jag med mig min gåva till dem som var en halvmeter Gävle, ni vet presentförpackningen som innehåller bland annat Ahlgrens bilar, Gevaliakaffe, Läkerol, Tågvissla, julbock med tändstickor. Min kontaktperson Paul hade tydligen lyckats läsa om Mackmyra hade jag hört innan så jag skrev ut en flaska på bild och överlämnade till honom!

Efter presentutdelningen frågade jag om de ville höra lite vad jag sett hittils, dels bra saker och även områden att utveckla. De ville höra så jag drog sammanfattningen av en rapport som jag sen skickade till dem. Reflektionerna kommer jag att skriva ner i en sammanfattande rapport över mitt utbyte.

Infrastruktur

Inledande diskussioner med Ben som är teamledare för infrastruktur teamet (3 personer) som liksom vår drift ser till att serverparken och nätverken fungerar. Vi blev ganska snabbt att prata om service fönster. Driften har fungerat väldigt väl under lång tid men mycket jobb har gjorts under kvällar och helger. Tidigare fick man ersättning för övertid men liksom hos oss har man omvandlat detta till förskjuten arbetstid. Dock har personalen här väldigt svårt att ta ut denna tid. Man vill införa service fönster men verksamheten säger nej, de vill att systemen ska fulla 24/7 för det har ju gått bra förut. Man är väldigt intresserad av att veta framförallt hur vi har lyckats få utföra våra service fönster på onsdagarna..

När man är 3 personer att sköta allting så krävs det lite kreativa lösningar för att få ihop verksamheten. Till exempel har man ett rullande schema på en "focus week" då en person åt gången får tid att fokuserat genomföra större ändringar eller projekt. Man uppmuntrar till att sitta någon annanstans och jobba så man slipper bli störd, sin egen mejl läser man en gång per dag.

Som Ben så klokt sa: "Du läser en bok på kvällen, slår igen den när du blir trött varpå nästa dag så läser man de sista sidorna en gång till för att komma ihåg det sista". Samma princip är det när du ständigt läser e-post eller att telefonen ringer. Man turas också om att vara den primära kontaktpersonen på kontoret. Det visas genom en vespa ovanpå skärmen!

Ben är första kontaktperson denna veckan

Var fjärde vecka har hela gruppen en "catch up" week då man försöker att slutföra olösta uppgifter. Vi diskuterade sen läsplattor, (hett ämne här också och de är intresserade av lite utbyte om det är möjligt), lagringsytor, utbilda användarna i hur man lagrar bäst, patchkablar med fiberoptik och många andra saker.

På fredag ska jag få en rundvandring i deras server hall!

GIS, projekt och avdelningsmöte

Svenska hotellfrukostar är en fröjd för oss som inte bor på hotell många nätter per vecka. Här har jag provat lite olika varianter av frukostar; på hotellet, McDonalds och i personalmatsalen och jag har fastnat för den sista som med lite fantasi kan likna en buffé! Engelsmännen käkar mest mackor och chips både morgon och lunch..

Bästa frukosten

GIS kommer först i denna dagsrapport

Jag tillbringade ett par timmar med en GIS (Geografiskt Informations System) utvecklare, en beställare från verksamheten och en extern GIS konsult i en utvecklingsworkshop. Man köper in data och bygger upp egna databaser med data som exempelvis håller reda på befolkningens ålder, socialstatus, köpbeteenden, inkomster, exploatering av nya områden, hålla reda på vilka gräsytor kommunen förvaltar, om/tillbyggnader, vem som äger träd och gator.

Syftet med GIS i kommunen?
-Att utveckla den kommunala servicen! (Min tolkning)

Jag har ännu så länge inte jobbat så mycket med GIS i vår kommun men jag vet att vi är duktiga på området

Ta tillfället i akt och kolla in ett exempel på våra GIS tjänster som finns på vår hemsida.
http://www.gavle.se/Kommun--politik/Kartor-och-geografisk-information-GIS/Kommunkartan/

GIS gav mig mersmak, ett oerhört intressant strategiskt område som gör nytta!

Projekt

Man har ett team av 4 utvecklare och en projektledare som jag mer skulle kalla för förvaltningsledare. Utvecklarna gör webb utveckling, applikationer, sharepoint och har ganska lika profil allihopa. Jag tycker att man saknar någon med lite arkitektkunskaper och någon med kunskaper runt test. Gruppen ansvarar för extern hemsida och intranät.

Mindre uppdrag försöker man att utveckla enligt change request processen som finns i ITIL (IT Infrastructure Library) ramverket och större uppdrag försöker man att driva som projekt men det är verkligen i en "light" variant.

Införande av e-faktura och inskanning av fakturor jobbar man med för tillfället och är det största pågående projektet. Man siktar på att scanna själva och sen skicka fakturorna till vidare funktionalitet i share point.

Utvecklingen man gör debiteras inte vidare internt utan det ekonomiska görs upp årsvis genom budgetanslag. Man skriver inte sin tid på uppdragen heller.

E-tjänster har man några stycken men jag vill meddela att vi har kommit betydligt längre inom detta område!

Avdelningsmöte

Jag hade förmånen att få vara med på det gemensamma avdelningsmötet som inleddes med en kort personlig övning. Vi skulle på 2 minuter rita vår egen logo! Min teckning blev så här:

Jag och Oskar som glada hockeypuckar samt hjärtan till Malin och Elsa i vårt hus!

Några redovisade sina logos inför gruppen

Sen behandlades ämnen som medarbetarundersökning, strategier/bestämmelser för att jobba flexibelt (inkl att jobba hemma), statusuppdatering IT:s förändringsresa och som avslutande aktivitet hade vi frågesport med frågor om IT:s verksamhet. Vi delade in oss i lag och det var ett smart sätt att lära sig mer om arbetskonceptet under trevliga former. Vinnande lag fick en varsin påse choklad av chefen Gerandt.

Gerandt är IT-chef i Basingstoke

Morgonrock, verksamhetsarkitektur och utskrifter

Rätt som det var i morse så tog it chefen fram en barnleksak i form av en hammare som gav ifrån sig pip ljud när man slog med den! Han förde ett glatt väsen med leksaken och det var signalen till personalen att nu var det dags för morgonmöte, ganska exakt samma som vår morgonrock! Ett effektivt sätt att skapa kommunikation på avdelningen som man hade haft problem med tidigare. Kan reflektera tillbaka sedan jag började på Gävle Kommun att i början var verkligen våra morgonrockar kommunikativa för att mot slutet i våra gamla lokaler inte vara lika kommunikativa. Kommunikation är för det mesta bra och jag tycker att vi skall vårda och bevara våra morgonrockar 3 gånger i veckan speciellt nu när vi flyttat och rutiner och strukturer bryts. Starta upp morgonrocken säger jag och vi bär alla ansvar att kommunicera på dessa möten!

Hela förmiddagen har jag suttit tillsammans med denna IT-avdelnings enda verksamhetsarkitekt eller Business Analysis som titeln är här. Skulle vilja påstå att jämför man arbetsbeskrivningarna så stämmer de flesta beskrivningarna! Vad Martin som han heter berättar har de ett antal förbättringsområden att jobba med.

• Han kommer för sent in i uppdragen, en anledning tror jag är att cheferna på avdelningen diskuterar uppdrag med chefer hos förvaltningarna och i stort sett gör upp redan innan man har analyserat processer, behov och lösningar. Det är någon slags maktstruktur som gör att verksamhetsarkitekten inte får komma med i den fasen. Han kommer in i uppdraget med taskiga förutsättningar, när han börjar intervjua verksamheten så drar de en suck och säger: Detta har jag ju redan sagt.. Okej, men finns det något dokumenterat då? Nej det fanns det inte.. Då är det lite tufft.. Här är min generella bedömning att vi är mycket bättre på att ta med verksamhetsarkitekterna tidigt i uppdragen!
• Han saknar projektledare att hålla ihop projekten, blir oftast att han själv tillsammans med beställaren får försöka dra hela processen och han fastnar sedan med ryggsäckar eftersom dåliga överlämningar görs till drift och support
• Han saknar inte en projektmodell för det har dom, han saknar däremot att man använder sig av de olika stöd som finns där
• "En väg in" i strukturerad form. Uppdragen kommer från höger och vänster huller om buller

Min känsla var att Martin lärde sig mer av mig än tvärtom, men det är ju det utbyten handlar om, att hjälpa varandra! Han var imponerad främst över vårt koncept med kundansvariga (som inte är chefer) och produktägare som har ett tydligt ansvar för respektive produkt!
..........................................................................................................

Tro det eller ej men hamnar jag inte mitt i ett införande av follow me print/säkra utskrifter i verksamheten. Kika gärna på den korta filmen nedan som enkelt förklarar vad det är! Detta finns idag på våra gymnasieskolor men skall rullas ut till många enheter inom vår koncern framöver.

Vilket sammanträffande, så länge som jag har jobbat med bland annat denna funktion men hittils endast i form av upphandlingar..Nu fick man se hur man tänkt i denna kommun och möjlighet att dyka lite djupare i hur verksamheten uppfattar detta.

Upphandlingsprocessen var avklarad här, lösningen på plats och idag var det öppna utbildningstillfällen för personalen att delta på. Jag deltog med stort intresse och lyssnade framförallt till de frågor som personalen hade.

Samling vid skrivaren/demoskärmen

En multifunktionsskrivare med den lilla vita dosan på höger sida

Frågorna var i stil med:
-Om jag vill ha framsidan i ett häfte utskriven med enkelsidigt och resten som dubbelsidigt, går det?
-Kan jag skriva ut alla mina utskrifter som jag har på kö med en gång?
-Hur gör jag om jag ska skriva ut etiketter?
-Kan man scanna i färg?
-Kan man scanna till andra filformat än pdf/a som är default?
-Om jag jobbar hemma, kan jag skicka dokument till utskrift och hämta dem när jag kommer till jobbet?

Glädjande nog kände jag att alla frågor ovan finns som skall krav i upphandlingen och skall sådeles finnas med i vår kommande lösning. Men det är klart att det kommer att finnas funktionalitet/frågor som vi inte kommer att kunna lösa och för att inte hamna där är den första analysfasen oerhört viktig för att fånga den unika verksamhetens behov!

För att marknadsföra utbildningarna hade man bland annat informerat på intranätet (inkl beslut från kommundirektören), satt upp lappar i korridorer och satt upp roll-ups i receptionen. På roll-ups tyckte jag speciellt att en del var väldigt intressant, det var en enkel beskrivning hur det ser ut idag, hur det blir imorgon , hur man använder interntryckeriet, vad konsekvenserna är och hur mycket respektive utskrift kostar.





Enkla texter plus kostnadsexempel

 Summa summarum, oerhört lärorikt att ta del av en annan kommuns arbete som till stora delar liknar det arbete vi har framför oss i vår kommun!